Три мощных лайфхака
по тайм-менеджменту
Советы от американского генерала, килограмм помидоров и мотивация с пересчётом конвертацией минут в дензнаки
Лайфхак первый: ввести в привычку использовать тайм-трекеры

Время — наш самый ценный ресурс. Всё просто: время превращается в деньги. Чтобы более эффективно использовать свой ресурс, стоит начать использовать тайм-трекеры. Это позволит вам с максимальной точностью понять, на что у вас уходят ценные дни, часы и минуты, проанализировать свою активность по всем своим задачам, а также скорректировать свои времязатраты.

Рассказываем про один из самых популярных тайм-трекеров — Toggl. Сервис кроссплатформенный, можно установить программу на десктоп, скачать приложение для Android и iOS или же пользоваться трекером прямо в браузере.

Сервис хорош тем, что позволяет создавать глобальные категории — например, работа, самообразование, личные задачи. А уже в них добавлять отдельные подкатегории — так вы будете понимать времязатраты на разных клиентов, а также сможете узнать для себя, сколько времени у вас уходит на конкретный проект или тот или иной тип задачи. Также можно разработать для себя систему тегов, по которой тоже будет удобно прослеживать отработанное время.

Ничего сложного — создаём свой первый проект, для которого мы будем считать время. Нажимаем на кнопочку Play — то есть включаем таймер — и начинаем работать, отсчёт пошёл!

В конце дня, недели или месяца вы можете просмотреть отчёт в виде наглядной диаграммы с затратами по времени точностью до минуты.

Мы также рекомендуем добавить раздел «Прокрастинация», это очень полезно. Честно включая трекер в минуты праздного веб-серфинга и сидения в соцсетях, в конце недели вы увидите, сколько времени уходит на вещи, не относящиеся к делу. Будет обидно добавлять ничегонеделание на работе, видя в диаграмме большую часть пирога с потерянными часами — а значит, со временем захочется чаще делать полезные вещи

Отличная фишка сервиса — можно выставить стоимость своего времени, чтобы увидеть, как ваши часы превращаются в деньги. Ваша прокрастинация стоит ноль рублей — легко посчитать, сколько за это время вы могли бы успеть заработать.

Кроме этого, вы можете добавить к проектам других членов своей команды, если ходите следить не только за своей эффективностью.

Скачать программу для десктопа, установить приложение или начать пользоваться веб-версией можно здесь: https://www.toggl.com/
Лайфхак второй: использовать помидоры

Максимально сконцентрироваться на задачах? С этим возникают проблемы. Всё потому, что мы живём в ритме постоянной включённости. Проверка почты, звонок, ответ на вопрос коллеги — и мы уже в другой задаче. Главный таск на день тонет под валом сиюминутных задач. В итоге — полдня прошло, а у нас и конь не валялся.

Проблема переключения между задачами — очень «дорогая» операция для нашей продуктивности. Во-первых, на включение в любую задачу уходит до 7 минут, это особенность нашего мозга. Перескакивая с таска на таск, мы теряем драгоценное время на то, чтобы опять «встать на рельсы». Во-вторых, при частом переключении человек делает больше ошибок, чем при полной концентрации на одной задаче. В итоге, при переключении между задачами наша производительность может упасть на 40 процентов. Эти данные мы почерпнули из книги Сьюзен Уэншенк «100 главных принципов презентации», которая ссылается на исследования Американской Психологической Ассоциации.

Как бороться? Помидором!
Точнее, использовать технику тайм-менеджемента «метод помидора», которую уже давно взяли на вооружение сторонники системы реализации проектов «точно в срок» — Канбан.

Название этой технике дал обычный кухонный таймер в форме помидора — первооткрыватель этого метода заводил таймер на 25 минут, которые целиком и полностью посвящал задаче.

25 минут максимально включенной работы — а затем 5 минут отдыха. И снова заводим таймер — на телефоне, компьютере или механический кухонный. Есть даже специальный телеграм-бот для адептов помидора — pomodoro_timer_bot После каждого четвертого овоща сделайте длинный перерыв в 15-30 минут.

Не отвлекайтесь от задачи, пока не прозвенит звонок. Если в голове появилась отвлекающая мысль — запишите ее на листе бумаги, чтобы возвратиться к ней после помидорной сессии. Если кто-то звонит и это не срочный вызов — перезвоните в перерыве. Если вам пришлось экстренно прервать работу, помидор должен быть заведен заново. Резать помидор нельзя — это вам не салат.

Нивелируйте отвлекающие факторы — поставьте авиарежим на телефоне на время «помидора», установите себе программу самоконтроля, блокирующую посещение определенных сайтов на нужное время — соцсетей, почты и других коварных отвлекалок. Например, плагин StayFocusd для Google Chrome. Наконец, убедительно донесите до коллег мысль, что вы в домике. Без окон, дверей и средств внешней связи.

Важное дополнение о том, зачем нужен отдых между помидорами. Дело в том, что во время отдыха мозг продолжает переваривать информацию — пока вы расслабляетесь, ваш мозг раскладывает все данные по полочкам, что позволяет более эффективно анализировать проблему во время следующей сессии. С точки зрения физиологии мозга оптимальный способ — работать интенсивно, но короткими периодами. Именно поэтому каждый следующий помидор дается легче.

Лайфхак третий: использовать матрицу Эйзенхауэра

Отбросьте пока в сторону ваши таск-приложения с дедлайнами, пленнеры и т.д. Всё гениальное просто — лист бумаги и ручка.

Разделите лист на 4 квадрата:

1. Важно и срочно
2. Важно и несрочно
3. Срочно и неважно
4. Неважно и несрочно

Теперь разбросайте все ваши основные задачи до конца года по этим квадратам. Поздравляем, вы составили таблицу Эйзенхауера.

Генерал Эйзенхауэр научит вас вести дела!
Отбросьте пока в сторону ваши таск-приложения с дедлайнами, пленнеры и т.д. Всё гениальное просто — лист бумаги и ручка.

Этот способ позволяет быстро рассортировать ваши дела на неделю, две недели, день или месяц — вы расставляете приоритеты вашим задачам и делаете это в формате наглядной карты тасков. Когда вы переносите ваши задачи на бумагу, они становятся более осязаемыми.

А теперь рассказываем, что нужно сделать с делами, которые попали в тот или иной квадрат.

А) Важно и срочно

Это всевозможные пожары. В идеале, этот квадрат должен быть пустым — именно в этот квадрат прилетают форс-мажоры. Заложите на квадрат «А» определенное количество времени в день: если ничего форс-мажорного не случилось — отлично, займётесь в «забронированные» часы чем-то не срочным, но важным. Ну а если пожар случится — у вас уже заранее выделено на это время. «Хранить» ваши основные рабочие задачи в этом квадрате непродуктивно — важное нужно планировать заранее. Такие задачи должны быть в квадрате «Б». Если у вас всё же много срочных задач, о которых вы прекрасно знали заранее — избавляйтесь от этих дел поскорее и в будущем году пересмотрите свой взгляд на планирование рабочего времени. Стремитесь к тому, чтобы работать в режиме квадрата «Б».

Б) Важно и несрочно

Самый важный квадрат для вас — то, на чём вам нужно сконцентрировать свои силы. Это самый «рабочий» квадрат: выполняем задачу спокойно, качественно, без спешки, без нервов. Любое из этих дел при плохом планировании может переместиться в квадрат «A» — не дайте им это сделать. Расставьте приоритеты, даты, поставьте разумные сроки выполнения. И закрывайте свои дела в соответствии с намеченным вами планом.

В) Срочно и неважно

Это дела, которые появляются внезапно и ниоткуда, не приносят нам ничего для выполнения наших важных задач — то есть отвлекают нас от квадрата «A» и «Б». Незапланированные навязанные встречи, пространные митинги «ни о чем», неинтересные для вас мероприятия, на которые посылает руководство. Если из этого можете что-то делегировать, например, послать кого-то на не важную для вас встречу вместо себя — сделайте это обязательно.

Г) Несрочно и неважно

Приглашение на обсуждение сомнительных проектов на конец 2021-ого года с туманными перспективами: просто скажите этим задачам, и тем людям, которые предложили вам эти задачи — «нет». Это нужно уметь делать






Подпишитесь на нас
Введите ваш email в форму ниже и раз в неделю мы будем присылать полезный контент на почту. Без рекламы.
Made on
Tilda